成功案例

打造连锁商业企业的神经网络
——好又多运用Guru eFlow做到快速反应

好又多企业背景介绍

自1997年8月成立至今，队伍不断发展和壮大。旗下经营的大型连锁店（含加盟）达90多家，总营业面积四十多万平方米，员工总数30000余人，经营品项近2万种。

其销售网络遍布国内20多个省、区、直辖市 。广州、深圳、湛江、中山、东莞、番禺、佛山、福州、福清、厦门、上海、南京、无锡、苏州、杭州、温州、宁波、绍兴、义乌、嘉兴、常州、武汉、长沙、北京、大连、哈尔滨、成都、南充、绵阳、重庆、昆明、西安等城市均设有分店。

凭借规模、管理、资金上的优势，好又多在全国超市连锁企业中处于领先地位。

好又多所面临的业务上的挑战

· 核决权限复杂，且信息不对称，申请者无矩可寻。好又多内部有核决权限表，根据需要核决的事项，申请人身份的不同走不同的流程。但大多数员工都不清楚权限表的内容，而且因为是以纸本的形式存放的，所以大家拿到的都不一定是最新的版本。甚至以文字的方式陈述的规则有时会引起误解和歧义。存在很多申请找不到下一关处理者，或者到了HR那里被告知流程走错的情况。浪费了时间，影响了部门间的协同。

· 线下签核，手工传送，效率低下。好又多门店众多，地域分布跨度极大，有时表单签核需跨越数个区域。在时间上一个很大的延迟，造成各部门的工作不能协调进行。例如跨事业部的调动，需要从调出门店，到调入门店，一直签到总部，在比较紧急的情况下，实际工作状态与系统记录总是不能一致。

· 重复录入，工作量大，易出错。例如，好又多总部对干部的职薪调整进行统一的控管，每年都有大批的干部有职薪调整的申请，对每个人进行考评审核后，需要HR人员重新在系统中手工维护他们的在职信息和薪资信息，工作量非常大。再比如，每到月底，需要出勤专员将大量数据录入HR系统，费时费力，容易出错，经常出现员工因为加班时间或请假时间出错而找HR专员的情况。

为了解决上述的问题，好又多决定导入工作流管理系统，从根本上规范和优化流程的运转，提高效率，降低成本。

逐鹿的解决方案

实施方案

根据好又多的实际情况，明基逐鹿决定采用分步实施，分步上线的办法。在表单应用广度和地域应用广度上叠代推进。（见下图）

我们将表单的应用分三部分进行，第一阶段实施的表单范围，共6张人力资源类的表单，包含请假单，加班单，调休调班申请单，职薪调整单，调动申请单，奖惩申报单。接下来将是零用金报销、行政采购类的应用，以及在以后好又多IT人员在Guru eFlow平台上自行规划设计的部分。

好又多推行的是地区事业部制，在系统推广方面我们也参考这种形式。我们首先着重推广集团总部的e化工作，随着第一阶段的业务应用在集团总部逐步成熟后，再考虑上海区域乃至华东地区的推广，最后是其他事业部的推广。

业务方案

确定范围后，开始进行表单的需求调研，调研时充分考虑用户使用的方便，并尽量优化流程，以及与相关系统的整合。

组织及人员的信息我们通过Guru eFlow Service使之与HR系统保持同步。

以一些人事表单为例（见下图）。在发起及审核过程它们都与HR系统保持互动，可以从HR系统中抓取数据，待核决后自动将相关信息写回至HR系统。各个系统的串接是透明的，但业务是连贯的。用户感觉，数据不需要重复录入，从申请发起到最后生效，到其他业务功能的引用是一气呵成的。

同时我们考虑到权限的问题，权限的定义与HR系统保持一致，保证了数据在有效范围内的传递和影响。

实例1：职薪调整

以职薪调整单为例，在申请时页面中会显示被调整人的在职信息，包括他的基本资料、出勤及奖惩状况等，这些信息也是从HR获取。

但由于这些资料不是谁都可以看到的，涉及公司机密，所以我们要对它的保密性负责。一方面我们可以设定只能由部门主管申请的；其次我们还可以通过页面控制部门主管只能给本部门和子部门的员工申请。如下：

实例2：请假

在请假流程中，考虑到门店营业人员大部分没有自己的电脑，并且电脑水平不是很高，所以，请假单是允许代理申请的。

允许代理申请也涉及到权限问题，考虑到权限的统一管理，我们利用HR的出勤专员作为有权限代理申请的用户。该出勤专员只能代理申请自己有权限作业的部门员工的假勤。在流程图的部分，各个表单也会流转到对应的出勤专员那里去处理。

另外，为方便用户，将员工剩余可请假和已请假信息显示表单页面作为申请和签核的参考，此部分信息需要从HR中获取，请假的类别信息也需要从HR中获取。

流程图如下：

实施成功的关键因素

高层支持

一个项目的成功，尤其是工作流涉及到公司各个部门，牵扯的流程也复杂，因此，高层的重视尤为重要，在双方高层的大力支持下才可能成功推广。

项目启动后，好又多就在副总的大力推动下成立了强大实施团队，项目实施过程中，不断的追踪项目进展，并为遇到的困难提供协助和提出建议。这位项目的顺利进行起到了重要作用。项目实施后期，又大力协助实施团队在公司推广，并帮忙争取一些重要资源。

功能强大，性能稳定的产品

逐鹿的工作流平台经大量客户使用证明，逐鹿工作流系统性能稳定，功能强大，整合能力强，只有选择一个优秀的产品才是项目成功最基本的保证。

专业的实施顾问

逐鹿拥有专业的实施顾问，利用丰富的实施经验，可以让整个项目更快更有效的进行，降低整个项目的风险，减少实施成本。

全面的培训

培训分用户培训和管理员培训

用户培训面向终端客户，主要是培训用户如何使用系统，如何登陆、申请表单、签核表单、追踪表单等，在逐鹿顾问的支持下，由好又多IT人员为用户做了良好的培训，为项目顺利推广打下基础。

管理员培训又分两个部分，系统维护培训和开发培训。针对IT人员，培训中，逐鹿顾问将自己的系统的知识，表单的开发技巧，通过过一系列的培训，全面完整的转移给好又多的IT人员，使好又多自己可以完成系统的管理，新表单的开发等任务。

取得的效益

无纸化办公，降低成本

eFlow系统上线后，原有的纸质表单全部改为系统申请，减少了大量的纸张使用，并且各外点的表单可以直接由系统送至各事业部，总部等，不需用传真等方式传送，大幅降低企业的运作成本。

优化流程，提高工作效率

在实施期间，我们对业务流程进行了梳理，去除了一些因为有了工具辅助就不需要的手工作业的环节，Guru eFlow对它们进行了重新的定义，使得流程的流转更有效率；同时各处理人的工作也不会被随时打断，可以在空闲时间统一签核表单。

减少工作量，减少出错率

原来的表单结束后，还需要HR人员或其他人员将数据录入系统，工作量大且容易出错，一旦出错就会引起员工的抱怨，系统上线后，不需要再做录入的动作，只需检查表单是否符合要求，其他的数据转入动作全部由系统完成。